Nach mehr als 25 Jahren Entwicklung von Webshops und B2B-Lösungen bin ich zu einem recht einfachen Schluss gekommen: Ein guter Webshop beginnt nicht beim Design. Er beginnt bei den Daten.
Wenn ein Unternehmen Vasco als ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungsprogramm nutzt, ist ein großer Teil der wichtigen Informationen bereits geordnet. Artikel, Partner, Preise, Bestände, Aufträge, Geschäftsbelege. Es hat keinen Sinn, dieselben Daten im Webshop noch einmal von Hand zu pflegen.
Deshalb binden wir Vasco seit Jahren an Webshops, B2B-Portale und B2C-Systeme an. Das Ziel ist immer dasselbe: Jeder Datensatz soll eine verlässliche Quelle haben, alle anderen Systeme sollen ihn automatisch nutzen. Das bedeutet weniger Handarbeit, weniger Fehler und vor allem deutlich aktuellere Daten.
Was die Anbindung von Vasco an einen Webshop eigentlich bedeutet
Bei einer gut aufgesetzten Integration ist Vasco nicht nur ein Programm, aus dem wir einmal täglich eine Excel-Datei exportieren. Es wird zu einer der zentralen Datenquellen des Online-Geschäfts.
Vasco selbst nennt bei seiner eAPI Webshops als typischen Anwendungsfall: Ein externes System synchronisiert Artikel, Preise, Bestände und Kunden, und nach einer Webbestellung wird der Auftrag automatisch in die Vasco-Fakturierung (FAW) übernommen. Registriert sich im Webshop ein neuer Kunde, wird er auch in Vasco angelegt.
Das ist der wesentliche Unterschied. Statt der Kette Webbestellung, E-Mail, Prüfung, manuelle Kundenanlage, erneutes Eintippen der Artikel, Preisprüfung, Erfassung in Vasco sieht der Prozess so aus: Webbestellung, automatische Übernahme in Vasco, Weiterverarbeitung im bestehenden Geschäftsprozess.
Der Mensch kümmert sich dann um den Auftrag, nicht um das Abtippen des Auftrags.
Welche Daten wir üblicherweise verbinden
Der Umfang einer Integration hängt immer vom Geschäftsprozess des Unternehmens ab. Ich vertrete nicht den Ansatz, alles zu automatisieren, nur weil es technisch möglich ist.
Zuerst legen wir fest, wo die Stammdaten führend sind. In einem Unternehmen ist Vasco führend für Artikel, Preise und Bestände. Anderswo pflegt ein PIM Produktbeschreibungen, Fotos und technische Merkmale, während Vasco für die kaufmännischen Daten führend bleibt. Bei einem B2B-Projekt kommen individuelle Preislisten, Rabatte, Zahlungsbedingungen oder mehrere Lager hinzu.
In der Praxis verbinden wir am häufigsten:
- Artikel- und Partnerstammdaten,
- Bestände je Lager,
- Listen- und B2B-Preise sowie Rabatte,
- Aufträge und Kunden,
- bei Bedarf weitere Geschäftsbelege.
Vasco FAW ist für Großhandel, Einzelhandel und Bestandsführung in beliebig vielen Lagern ausgelegt und umfasst Kundenaufträge, Bestellungen an Lieferanten, Wareneingänge, Lieferscheine, Rechnungen und weitere Verkaufsbelege. Damit ist es eine sehr gute Grundlage für einen automatisierten Datenfluss zwischen Unternehmen und Web.
Vasco eAPI oder direkte Verbindung zu Firebird
Das ist eine der ersten technischen Fragen bei jeder ernsthaften Integration.
Der standardisierteste Weg ist die Vasco eAPI, eine Programmierschnittstelle, über die eine externe Anwendung mit den Vasco-Programmen kommuniziert. Sie unterstützt Stammdaten und Belege und wendet beim Schreiben dieselben Prüfungen an, die Vasco selbst durchführt. Für viele Projekte ist das die sauberste Lösung.
Es gibt einen zweiten Weg. Vasco betreibt seine Anwendungen auf einer Firebird-Datenbank; 2025 begann die Umstellung von Firebird 2.5 auf Firebird 5.0. Weil wir die Vasco-Umgebung gut kennen, können wir bei einem passenden Projekt Daten auch direkt aus der Datenbank lesen. Das ist vor allem beim Lesen großer Datenmengen, bei speziellen Synchronisationen, bestehenden Installationen oder dann effizient, wenn wir Informationen brauchen, die der konkrete API-Fluss nicht optimal liefert.
Der direkte Datenbankzugriff ist aber nicht automatisch die „bessere“ Lösung. Beim Schreiben von Geschäftsdaten bevorzuge ich die offizielle eAPI, wann immer die benötigte Funktion darüber unterstützt wird. Der Grund ist einfach: Die API ist ein kontrollierter Eingang in die Geschäftsanwendung und prüft jede Eingabe. Wer direkt mit der Datenbank arbeitet, muss Datenmodell, Tabellenbeziehungen und Geschäftslogik des Systems sehr gut verstehen.
Die Integrationstechnologie wählen wir also nach dem Prozess, nicht danach, welche Option technisch fortschrittlicher klingt.
Die größte Ersparnis ist nicht der Server. Es ist der Mensch.
Bei Integrationen wird viel über APIs, Datenbanken, JSON, SQL und Synchronisation geredet. Ich betrachte Integration deutlich praktischer: Wie oft gibt heute jemand denselben Datensatz zweimal ein?
Wenn ein Mitarbeiter täglich 30 Minuten Webbestellungen prüft und ins Buchhaltungsprogramm überträgt, sind das rund 120 Arbeitsstunden im Jahr. Kommen manuelle Preiskorrekturen, Bestandsprüfungen, das Anlegen neuer Kunden und der Abgleich von Stammdaten hinzu, steigt die Zahl schnell deutlich.
Noch wichtiger sind die Fehler. Falsche Artikelnummer. Falsche Menge. Alter Preis. Das Web zeigt einen Artikel als verfügbar, der nicht da ist. Ein Partner sieht im B2B-System den falschen Rabatt. Jeder solche Fehler hat seinen Preis.
Deshalb messe ich Automatisierung nicht in eingesparten Klicks. Ich messe sie in entfernten manuellen Prozessen.
Vasco und B2B ist eine noch interessantere Kombination
Im klassischen B2C-Webshop sieht der Kunde in der Regel einen öffentlichen Preis und kauft. Im B2B-System wird es deutlich interessanter.
Ein Partner hat seinen eigenen Preis. Seinen eigenen Rabatt. Vereinbarte Konditionen. Zugriff nur auf einen Teil des Sortiments. Mehrere Niederlassungen, mehrere Benutzer, eine andere Sicht auf den Bestand. Bestellhistorie und sehr schnelles Nachbestellen.
Hier haben wir bei Spletko schon vor Jahren begonnen, die eigene B2B-Plattform TEC zu entwickeln. Aus TEC2 ist heute die neue Generation TEC3 entstanden, bei der die ERP-Integration kein Zusatz ist, der am Projektende angeschraubt wird, sondern ein zentraler Teil der Architektur.
Bei TEC3 bleibt das ERP das führende System für die wichtigen Geschäftsdaten, während die B2B-Plattform den Online-Teil übernimmt: Benutzer, individuelle Preislisten, Partnerportal, Bestellung, mehrere Sprachen, mehrere Märkte und die weiteren Funktionen, die modernes digitales B2B braucht. Der Vasco-Konnektor gehört zu den Standardanbindungen.
Eine Datenquelle ist wichtiger als eine weitere Funktion
Einer der größten Fehler, die ich bei Webshop-Relaunches sehe: Das Unternehmen hält denselben Datensatz an mehreren Stellen. Der Preis steht in Vasco. Ein zweiter Preis im Webshop. Die Produktbeschreibung in Excel. Der Bestand wird per CSV importiert. Jemand führt noch eine eigene Tabelle. Ändert sich etwas, weiß niemand mehr, welcher Wert stimmt.
Deshalb definieren wir bei der Planung einer Integration zuerst eine führende Quelle je Datensatz, die Single Source of Truth. Zum Beispiel:
- Vasco führt Artikelnummer, kaufmännischen Preis und Bestand.
- Das PIM führt Langbeschreibung, technische Daten und Fotos.
- Die B2B- oder B2C-Plattform führt diese Daten zusammen und zeigt sie dem Kunden.
- Der Auftrag geht zurück nach Vasco.
Diese Architektur ist mir deutlich wichtiger als die Frage, ob der Webshop fünf oder zehn Zusatzfunktionen hat. Sind die Datenfundamente falsch, erzeugt jede neue Funktion nur schneller Verwirrung. Was unsaubere Stammdaten mit der Kataloggeschwindigkeit machen, habe ich im Artikel über Stammdatenqualität beschrieben.
Warum wir Vasco anders kennen als jemand, der die API-Dokumentation zum ersten Mal liest
Wir arbeiten seit vielen Jahren mit Vasco zusammen und kennen das System sehr gut. Das merkt man bei der Integration.
Es reicht nicht zu wissen, wie man eine API-Anfrage sendet. Man muss verstehen, was Partner, Artikel, Lager, Preis, Kundenauftrag, Lieferschein oder Rechnung im Unternehmen bedeuten und wie der Auftraggeber diese Daten online nutzen will.
In mehr als 25 Jahren haben wir festgestellt: Die besten Integrationen sind die, die der Anwender kaum bemerkt. Die Daten stimmen einfach. Der Bestand ist aktuell. Der Preis ist richtig. Der Auftrag kommt dort an, wo er hingehört. Und niemand hat ihn noch einmal abgetippt.
Heute entwickeln wir bei Spletko Webshops, B2B-Portale, PIM-Anbindungen und die Plattform TEC3 und verbinden sie mit Vasco, SAOP, Datalab Pantheon, Opal und anderen Geschäftssystemen. ERP-Integration ist keine Zusatzfunktion eines Webshops mehr. Sie ist die Infrastruktur des modernen Online-Vertriebs.
Wann die Anbindung von Vasco an einen Webshop sinnvoll ist
Meine Regel ist sehr einfach. Wenn ein Datensatz bereits in Vasco existiert und jemand ihn regelmäßig von Hand in ein anderes System überträgt, lohnt es sich zu prüfen, ob sich dieser Schritt automatisieren lässt.
Wer viele Artikel hat, Preise oder Bestände häufig ändert, viele Webbestellungen erhält, B2B-Kunden mit individuellen Konditionen bedient oder den Online-Kanal ernsthaft ausbauen will, für den ist Integration in der Regel kein Luxus mehr. Sie wird zum logischen nächsten Schritt.
Ein gutes Ergebnis ist nicht nur ein an den Webshop angebundenes Vasco. Ein gutes Ergebnis ist ein Geschäftsprozess, in dem die Daten von selbst fließen und der Mensch dort eingreift, wo seine Arbeit tatsächlich Wert schafft.
Wenn Sie Vasco nutzen und über einen Webshop oder ein B2B-Portal nachdenken, schreiben Sie mir. In einem halbstündigen Gespräch sehen wir meist, wo die meiste Handarbeit steckt und was sich zuerst zu automatisieren lohnt.
Häufige Fragen
Kann Vasco an einen Webshop angebunden werden?
Ja. Vasco verfügt über eine eigene eAPI für die Anbindung externer Anwendungen und Webshops. Sie unterstützt die Synchronisation von Artikeln, Preisen, Beständen und Kunden sowie die Übernahme von Webbestellungen in Vasco FAW.
Wie verbinden wir Vasco mit einem B2B-System?
Wir binden die B2B-Plattform über die eAPI an Vasco an oder lesen, wo es technisch sinnvoll ist, direkt die Firebird-Datenbank, die Vasco offiziell verwendet. Wir legen fest, welches System für Artikel, Preise, Bestände und Partner führend ist, und automatisieren dann Synchronisation und Auftragsübergabe.
Ist die Vasco eAPI oder die direkte Firebird-Verbindung besser?
Das hängt vom Projekt ab. Für das kontrollierte Schreiben von Partnern, Aufträgen und anderen Belegen ist die eAPI in der Regel der richtige Weg, weil Vasco dabei seine eigenen Prüfungen ausführt. Der direkte Zugriff auf die Firebird-Datenbank ist bei anspruchsvollem Lesen großer Datenmengen und speziellen Synchronisationen nützlich. Die Architektur ergibt sich aus Datenmenge, Synchronisationsrichtung und Geschäftsprozess.
Welche Daten lassen sich zwischen Vasco und einem Webshop automatisieren?
Am häufigsten Artikel, Partner bzw. Kunden, Preise, Bestände und Aufträge. Die Vasco eAPI unterstützt verschiedene Stammdaten und Belege, darunter Kundenaufträge, Angebote, Wareneingänge und Rechnungen, sodass je nach eingesetzten Modulen auch weitere Daten einbezogen werden können.
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